テレワークでのコミュニケーションのお悩み

緊急事態宣言が発令されて以降、BCon®ではテレワークが定着し、様々な工夫をしながら出来る限り社内のコラボレーションが阻まれないよう取り組みをしているところです。皆様の組織ではいかがでしょうか？

変化が速い今の時代においては、これまで以上に迅速かつ頻繁にデジタルでコラボレーションを行う必要があります。
しかし、私たちはデジタル上で繋がっているように感じているかもしれませんが、本当に繋がることができているのでしょうか？

対面でのコミュニケーションから、eメール、電話、オンライン会議システムなど、様々な媒体でのデジタルコミュニケーションにかわったことで、混乱やフラストレーションが起こったりしていませんか？
本当の意味で人とつながり、コラボレーションをしていくためには、自分のコミュニケーションスタイルと、それがどのようなシグナルを発信しているのかを理解しておく必要がありそうです。

キーワードの1つに「オンライン脱抑制効果」という言葉が出てきました。
対面の場面では存在している社会的抑止・抑制が、インターネットで他者と対話する場合に緩んでしまうそうです。普通であれば、しないこと、言わないことをネットでは言ったり、して良いと思ってしまう現象が起こるのです。

オンラインのコミュニケーションでは語調が伝わりにくく、自由に意見が言える反面、無礼に聞こえたりすることがあります。より議論的に攻撃的になりやすく、対話になりにくいともいわれます。
ミーティングが終わるとすぐに次に向かってしまって人と人とのコネクションが生まれにくい側面もあります。
対面との違いがコラボレーション力を低下させる原因となるので気を付けなくてはいけません。

デジタル・ボディーランゲージ（DBL）

カンファレンス2日目、Erica Dhawanさんによる“デジタル・ボディランゲージ（以下DBL）”というテーマのキーノートでは、オンライン脱抑制効果を乗り越えるための示唆に富んだ内容が語られました。
DBLとはデジタル上のコミュニケーションにおける言葉の裏にある「意図」や「感情」など、字面では分からない非言語のコミュニケーションのことです。
例えば、eメールで伝えるのか、チャットで伝えるのかによっても受け手は受け取るメッセージが違います。
メールやチャットでも絵文字を使ったり、スタンプを使ったりするのか、しないのかでも印象は違います。

DBLの5つの基本原則

オンラインのコミュニケーションで、より良い信頼関係を構築したり、協働を行う
にはどのような点に気をつけるべきか、Ericaさんは５つの原則でまとめられています。

1：簡潔にするのは混乱のもと

「簡潔」であることと「明確」であることは違います。
例えば件名で具体的なことが分からないメールなどが挙げられます。
「打ち合わせ」「会議」しか書かれていないメールが届いたらどんな気持ちになりますか？
ちょっとドキッとしませんか？
「何だろう？」と悩み、これがストレスのもととなります。

件名で何のための会議なのかが分かるように、明確にしておく必要があります。

2：「考えていること」をそのまま伝える

同じ言葉でも、書き方によって受け取る印象は異なり、誤解を与える可能性もあります。
例えば、”OKAY!!”と伝えると、怒鳴っているようにも、興奮しているように取れます。
シンプルな”ok.”も、肯定的に受け取れもしますが、簡単すぎるがゆえに「怒らせたかも・・」と思う人もいます。

絵文字やスタンプを含めた言葉の使い方について、チームのルールのようなものを作っておくと受け取り方の行き違いを減らすことができます。

3：急がず様子を見る（迅速過ぎるとボロがでる）

こちらからメールやメッセージを送ると早く返事が来ないかな・・・と気になります。

ですが、焦って相手を急かしたりはしない事です。

相手は自分のペースで返信をしてきます。
返事が欲しいからと、eメールの後に、チャットでリマインド、さらに電話でも呼びかけ・・・などすると、相手は驚きますし、気がめいります。そうすると次からその人とのコミュニケーションが少し怖くなってしまうかもしれません。

4：ポジティブな意図であることを仮定し確認する

相手からのコミュニケーションに不必要に否定的な解釈をしてしまうことはありませんか？
何か自分が責められているように、または、相手が関心を持っていないように感じられても、実は相手にも余裕がなくて、丁寧に書かれていないだけかもしれません。

何か相手との間にミスコミュニケーションが起きているかもしれない、こちらの意図が通じていないと感じたら、コミュニケーションのチャンネルを、eメールから電話へなどと変えてみた方が良いかもしれません。

5：自分・メンバーの好むデジタルコミュニケ―ションツールを明確にする

自分にとって、それぞれのメンバーにとって心地よい通信手段が何であるのかを知っておきましょう。
eメールなのか電話なのか、もしくは顔が見えるオンライン会議システムなのかを理解し、それをチームの皆と共有しておくことです。

一度それが分かれば、オンライン会議で発言しにくい人にはチャットでアイディアを書いてもらうことができます。

先にメールで全員から意見を送ってもらい、オンライン会議の場では書かれていることについて対話をするなど工夫することができます。
それでも、言いたいことが発言できていない人がいると感じたら、オフラインでのフォローアップをすることもできるでしょう。

オンライン会議の場でも、メンバーの様子を注意深く観察して、そこで感じたことも大切にして臨機応変にコミュニケーション手段を変えていけるとよさそうです。

コラボレーションを醸成するための4つの鍵

オンラインで信頼関係やコラボレーションを醸成するための4つの鍵も紹介されました。

皆さんも出来るところから実践してみては如何でしょうか？

BConは、株式会社ビジネスコンサルタントの登録商標です